Privacybeleid

Laatste update: september 2026

KanActiefplus vzw hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij ermee omgaan, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

KanActiefplus vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar werking.

KanActiefplus vzw Umafolaan 3 bus 301 3020 Herent België E-mail: info@kanactiefplus.be Website: www.kanactiefplus.be

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met KanActiefplus kunnen wij onder meer volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• gegevens in verband met uw lidmaatschap;
• gegevens in verband met inschrijvingen voor sportlessen, activiteiten en evenementen;
• betalings- en administratieve gegevens;
• communicatievoorkeuren en nieuwsbriefinschrijvingen;
• foto’s en video-opnamen;
• berichten en informatie die u zelf aan ons verstrekt;
• technische gegevens die bij het gebruik van onze website worden verwerkt.

Wij streven ernaar alleen gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.

3. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige persoonsgegevens

Door de aard en doelgroep van de werking van KanActiefplus kan bepaalde informatie rechtstreeks of onrechtstreeks iets zeggen over de gezondheid van een persoon. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en genieten een verhoogde bescherming onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). KanActiefplus beperkt de verwerking van dergelijke gegevens zoveel mogelijk en verwerkt gezondheidsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag én, waar vereist, een toepasselijke uitzondering voor bijzondere persoonsgegevens bestaat. Wanneer uitdrukkelijke toestemming noodzakelijk is, wordt deze afzonderlijk en duidelijk gevraagd. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken. Wij vragen geen medische informatie die niet noodzakelijk is voor onze werking.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

KanActiefplus verwerkt persoonsgegevens onder meer voor:

• het beheren van lidmaatschappen;
• het organiseren en administreren van sportlessen;
• het beheren van reservaties en inschrijvingen;
• het organiseren van activiteiten, evenementen en bijzondere verenigingsmomenten;
• het verwerken en opvolgen van betalingen;
• communicatie met leden over de werking van de vereniging;
• het versturen van nieuwsbrieven en andere communicatie;
• het beantwoorden van vragen;
• het beheren en beveiligen van onze website;
• het uitvoeren van onze administratieve en boekhoudkundige verplichtingen;
• het informeren van deelnemers over wijzigingen of praktische informatie betreffende activiteiten waarvoor zij zijn ingeschreven.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op een passende rechtsgrond, zoals de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, toestemming of, waar toepasselijk, een gerechtvaardigd belang.

5. Leden en voormalige leden

Tijdens het lidmaatschap verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van het lidmaatschap en onze activiteiten. Wanneer een lidmaatschap eindigt, worden persoonsgegevens niet automatisch onbeperkt bewaard. Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor de ledenadministratie en waarvoor geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige grond voor verdere bewaring bestaat, worden verwijderd of geanonimiseerd binnen een passende termijn. Wanneer KanActiefplus voormalige leden wil informeren over een bijzondere verenigingsactiviteit, zoals een jubileum, beoordelen wij vooraf of de beschikbare contactgegevens hiervoor nog rechtmatig mogen worden gebruikt. Voormalige leden kunnen ook zelf aangeven dat zij informatie of een uitnodiging voor een toekomstige activiteit wensen te ontvangen. Hun contactgegevens worden dan voor dat specifieke doel geregistreerd. Iedereen kan op elk ogenblik laten weten dergelijke communicatie niet langer te willen ontvangen.

6. Nieuwsbrieven en e-mailcommunicatie

KanActiefplus gebruikt e-mail om leden te informeren over de werking, sportactiviteiten, praktische regelingen en andere relevante verenigingsinformatie. Voor nieuwsbrieven of andere communicatie waarvoor toestemming vereist is, kan de ontvanger deze toestemming op ieder moment intrekken, onder meer via de uitschrijfmogelijkheid in de betreffende e-mail. Een uitschrijving voor nieuwsbrieven verhindert niet dat wij noodzakelijke administratieve berichten versturen die rechtstreeks verband houden met een lopend lidmaatschap, een betaling, een reservatie of een activiteit waarvoor iemand zich heeft ingeschreven. Voor het verzenden en beheren van nieuwsbrieven maakt KanActiefplus gebruik van Mailchimp.

7. Website, formulieren en inschrijvingen

Via onze website kunnen persoonsgegevens worden verzameld wanneer u bijvoorbeeld:

• lid wordt;
• zich inschrijft voor een activiteit;
• een sportles reserveert;
• een contactformulier invult;
• zich aanmeldt voor een evenement of nieuwsbrief.

KanActiefplus gebruikt hiervoor onder meer WordPress en Elementor. Gegevens die via online formulieren worden verstrekt, kunnen in de websiteomgeving worden opgeslagen en, wanneer nodig voor verdere administratie, worden verwerkt in de administratieve systemen van KanActiefplus. Wij bewaren inzendingen niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

8. Opslag en interne administratie

Voor haar leden- en interne administratie maakt KanActiefplus onder meer gebruik van Google Drive en de beveiligde omgeving van haar website. Voor e-mail en bepaalde administratieve toepassingen kan gebruik worden gemaakt van Microsoft 365. Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot bestuursleden, vrijwilligers of andere bevoegde personen die deze gegevens nodig hebben voor hun taak binnen KanActiefplus. Wij streven ernaar persoonsgegevens niet op persoonlijke apparaten of privéaccounts te bewaren wanneer dit niet noodzakelijk is.

9. Online betalingen via Mollie

Voor online betalingen maakt KanActiefplus gebruik van Mollie als betalingsdienstverlener. Wanneer u een online betaling uitvoert, worden gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling te verwerken aan Mollie verstrekt. Afhankelijk van de betaalmethode kan het onder meer gaan om uw naam, betaalgegevens, rekeninggegevens, IP-adres en bepaalde contactgegevens. Mollie verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering en beveiliging van betaaltransacties en om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op haar rusten als gereglementeerde betalingsdienstverlener. Mollie treedt voor bepaalde verwerkingen in verband met betaaltransacties op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Mollie vindt u in de privacyverklaring van Mollie.

10. Online sportlessen en Zoom

Voor bepaalde online sportlessen of activiteiten maakt KanActiefplus gebruik van Zoom. Wanneer u deelneemt aan een online sessie kunnen persoonsgegevens zoals uw naam, gebruikersnaam, beeld, geluid en technische verbindingsgegevens worden verwerkt, afhankelijk van de manier waarop u deelneemt en de instellingen die u gebruikt. Wanneer een sportles wordt opgenomen, worden deelnemers hierover geïnformeerd. KanActiefplus beperkt de opname en bewaring tot wat noodzakelijk is voor het aangekondigde doel.

11. Foto’s en video’s

Tijdens activiteiten en evenementen van KanActiefplus kunnen foto’s of video-opnamen worden gemaakt. Wij maken onderscheid tussen algemene sfeerbeelden en gerichte beelden waarop één of meerdere personen duidelijk centraal staan. Voor het maken en/of publiceren van gerichte beelden vragen wij waar nodig vooraf toestemming. Daarbij informeren wij over het doel en de mogelijke publicatiekanalen, zoals onze website, nieuwsbrief of sociale media. Een gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken. Neem hiervoor contact op met KanActiefplus via info@kanactiefplus.be.

12. Sociale media

KanActiefplus is actief op sociale media, waaronder Facebook en Instagram. Wanneer u onze sociale-mediapagina’s bezoekt, erop reageert, berichten deelt of via deze platformen contact met ons opneemt, verwerken de betreffende platformen eveneens persoonsgegevens volgens hun eigen voorwaarden en privacybeleid. KanActiefplus heeft geen volledige controle over de manier waarop deze platformen persoonsgegevens verwerken. Wij raden daarom aan ook de privacy-instellingen en privacyverklaringen van de betreffende sociale-mediaplatformen te raadplegen.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

KanActiefplus verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet. Persoonsgegevens kunnen, voor zover noodzakelijk, worden verwerkt door dienstverleners waarvan wij gebruikmaken voor onze werking, waaronder diensten voor:

• websitehosting en websitebeheer;
• online formulieren;
• cloudopslag en administratie;
• e-mail en nieuwsbrieven;
• videoconferentie en streaming;
• betalingsverwerking;
• IT en beveiliging.

Tot de diensten die KanActiefplus gebruikt behoren onder meer WordPress/Elementor, Google Drive, Microsoft 365, Mailchimp, Zoom en Mollie. Waar KanActiefplus een externe partij inschakelt die persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, worden waar vereist passende afspraken gemaakt over de bescherming en verwerking van deze gegevens.

14. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners die KanActiefplus gebruikt, kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, streven wij ernaar uitsluitend diensten te gebruiken waarbij de doorgifte plaatsvindt overeenkomstig de AVG/GDPR en waarbij een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen aanwezig zijn.

15. Bewaartermijnen

KanActiefplus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist. Als uitgangspunt hanteren wij: Gegevens die deel uitmaken van financiële of boekhoudkundige bewijsstukken kunnen langer worden bewaard wanneer de wet dit voorschrijft.

16. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Noodzakelijke cookies zorgen ervoor dat de website correct functioneert. Voor niet-noodzakelijke cookies wordt toestemming gevraagd wanneer dit wettelijk vereist is. Meer informatie over de gebruikte cookies en uw keuzes vindt u in ons cookiebeleid en via de cookie-instellingen op onze website.

17. Beveiliging van persoonsgegevens

KanActiefplus neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Wij besteden onder meer aandacht aan:

• beveiligde gebruikersaccounts;
• sterke wachtwoorden;
• waar mogelijk meerstapsverificatie;
• beperking van toegangsrechten;
• beveiligde verbindingen;
• software- en beveiligingsupdates;
• bescherming van onze website;
• zorgvuldig beheer van bestanden en documenten.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens voor hun taak binnen KanActiefplus nodig hebben.

18. Uw rechten

Binnen de voorwaarden van de AVG/GDPR heeft u onder meer het recht om:

• informatie te krijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• uw persoonsgegevens in te zien;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde omstandigheden de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw toestemming op ieder moment in te trekken;
• in bepaalde gevallen uw persoonsgegevens te laten overdragen.

Wilt u één van deze rechten uitoefenen, neem dan contact op via info@kanactiefplus.be. Wanneer er redelijke twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, kunnen wij bijkomende informatie vragen die noodzakelijk is om diens identiteit te bevestigen.

19. Klachten

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop KanActiefplus uw persoonsgegevens verwerkt, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@kanactiefplus.be. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

20. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

KanActiefplus kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werking, gebruikte diensten of toepasselijke regelgeving wijzigen. De meest recente versie van de privacyverklaring is steeds beschikbaar op onze website.

Laatste update: september 2026